مدیریت پست الکترونیک سرویسی است که بر روی سرور شبکه داخلی (LAN) ایجاد می شود و اجازه می دهد شما به پروتکل هایی مانند POP3 ، SMTP و IMAP و پورت های مربوط به پست الکترونیک دسترسی پیدا کنید و فضایی را به مکاتبات الکترونیکی، اختصاص دهید.
درصورت بهره نبردن از این سرویس مثلا در صورت استفاده از سرویس دهنده های (google یا Yahoo) باید حتماً به اینترنت متصل باشید، ولی با استفاده از سرویس داخلی مدیریت پست الکترونیک شما می توانید بر روی شبکه خودتان نامه های الکترونیکی را داشته باشید و مدیر شبکه می تواند به تعداد نامحدود برای هر شخص اعتبار نامه های الکترونیک ایجاد کند و فضای اختصاص یافته به تمام حساب ها را نیز مدیریت کند.
پست الکترونیک از محبوب ترین ابزارها در سازمان های نوین امروز، و در خدمت مدیران خلاق و پیشتاز است. این ابزار هم نقش تسهیل کننده ارتباطات و هم نقل و انتقال سریع اطلاعات درون سازمانی را به عهده دارد و از آن جهت نقل و انتقال اسناد و اشیاء، با انواع قالب های الکترونیکی به جای سیستم سنتی پست استفاده می شود. از بُعد ارتباطات خارجی نیز پست الکترونیک توانسته رویه جدیدی از ارتباطات دوسویه با مشتری، شرکاء و همکاران تجاری شرکت ها و سازمان ها ایجاد نماید که دنیای تجاری پیچیده و رقابتی امروز که دیگر محدود به مرزهای یک محله، شهر و یا کشور نیست سخت نیازمند آن است.
سازمان های کوچک وابستگی کمتری جهت ارتباطات داخلی خود به پست الکترونیک دارند زیرا کارکنان در چنین محیطی در مجاورت یکدیگر کار می کنند و این در حالی است که اهمیت پست الکترونیک برای ارتباطات خارجی بدون توجه به بزرگی سازمان از نسبت یکسانی برخوردار است و این واقعیت را مطرح می کند که پست الکترونیک اکنون یک مکانیزم پر اهمیت جهت ارتباطات Business-to-Business می باشد و همه سازمان ها باید جهت تجارت و فعالیت موثر از آن استفاده نمایند.
بعلاوه، دسترسی به نامه های الکترونیکی حتی زمانی که در پشت میز کارمان نیستیم به یک مساله مهم تبدیل شده است. پست الکترونیک جای خود را هم در ارتباطات تجاری و هم شخصی باز کرده و جدا نمودن این دو از هم در بهترین شرایط دشوار و در بدترین شرایط غیر ممکن است.
به جهت فراگیر بودن این سرویس، بیشترین حملات و آسیب ها از طریق این سرویس متوجه سازمان ها و شرکت ها بوده، به طوریکه سالیانه میلیاردها ریال برای مقابله با اثرات و اختلالات ناشی از هرزنامه ها (Spam) ، ویروس ها، بدافزارها (MalWare) و جاسوس افزارها (SpyWare) به اینگونه مجموعه ها تحمیل می شود. شرکت ها و سازمان های کوچک عمدتاً از شرکت های سرویس دهنده Hosting برای پست الکترونیک خود استفاده می کنند اما شرکت های متوسط و بزرگ به دلیل مسائل امنیتی و حساسیت سرویس پست الکترونیک برای آنان، ناچارند یک Mail Server اختصاصی در محل خود برپا کنند.
لزوم استفاده از ایمیل سرور درون سازمانی اختصاصی
متخصصان فناوری اطلاعات، می بایست سیستم پیام رسانی را برای سازمان انتخاب کنند که هم نیازمندی های کسب وکار را پاسخ دهد و هم الزامات امنیتی را رعایت کرده و از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه باشد. الزامات امنیتی سازمان ها همزمان با افزایش کاربرد پیام رسانی الکترونیکی در سازمان ها بیشتر و حیاتی تر شده است. امروزه یک سیستم پیام رسانی می بایست نه تنها به تهدیدهای امنیتی و محرمانگی پیام ها پاسخی درخور داشته باشد بلکه می بایست در خصوص مدیریت هرزنامه ها و ویروس ها نیز راه کار مناسبی ارائه دهد.
برخی از ویژگیها و امکانات عمده این سرویس قدرتمند عبارتاند از:
- مدیریت حساب های پست الکترونیکی
- ارسال و دریافت پست الکترونیکی
- زمان بندی قرارهای ملاقات و نشست ها
- مدیریت دفترچه تلفن و اطلاعات تماس ها
- مدیریت کارها و وظایف اداری
- دسترسی از وب به اطلاعات
- پشتیبانی گیری از اطلاعات سازمانی
- ضد ویرویس و ضد هرزنامه
- امنیت اطلاعات ایمیل ها
- تضمین از دست نرفتن اطلاعات سازمان
- پیام رسانی محرمانه
- پیام رسانی مبتنی بر وب
- افزایش بهره وری کارکنان
"امداد کامپیوتر تهران" در راستای رفع نیاز سازمان ها و نهادها به یک سرویس پست الکترونیک امن، اقدام به راه اندازی سامانه پست الکترونیک پرداخته تا این قابلیت ها را تأمین نموده و با ارائه امکاناتی نظیر لیست های آدرس سراسری، تقویم های اشتراکی و مدیریت اسناد در وب یا به صورت آفلاین در این سامانه، بهره وری بیشتری را برای سازمان های بزرگ فراهم کرده است. پشتیبانی این سامانه از پروتکل های استاندارد، امکان استفاده از تقریباً هر کلاینت رومیزی و یا هر وسیله ی دیگری همچون انواع موبایل یا تبلت انعطاف پذیری را برای کاربر نهایی به ارمغان آورده است.